○広尾町文書取扱規程
昭和56年7月1日
訓令第2号
第1章 総則
(趣旨)
第1条 広尾町における文書の取扱いについては、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。
(定義)
第2条 この規程で「文書」とは、広尾町役場において収受し、発送し、又は保管するすべての文書をいう。
(文書取扱いの原則)
第3条 文書の取扱いは、正確かつ迅速に行わなければならない。
2 文書は、常に一定の場所に整理して保管しなければならない。
3 秘密に属する文書の取扱いは、特に注意し、鍵のかかる場所に保管しなければならない。
(課長の責務)
第4条 課長(広尾町行政組織規則(平成15年規則第11号)に定める課及び室の長をいう。以下同じ。)は、当該課における文書事務が常に適正に行われるよう努めなければならない。
(文書の区分)
第5条 文書の区分は、次のとおりとする。
(1) 法規文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの
イ 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの
(2) 令達文書
ア 訓令 町長が所管の機関又は職員に対し、一般的に命令するもの
イ 要綱 町長が所管の機関又は職員に対し、個別に命令するもの
ウ 指令 申請、出願等に対し、許可、認可等を行う為に発するもの、又は一方的に命令する為に発するもの
(3) 公示文書 管内一般又は一部に告示するもの
(4) 一般文書 前3号に掲げる文書以外のもの
(帳票等)
第6条 文書の取扱いに必要な帳票等は、別表第1のとおりとする。
第2章 文書の収受及び配布
(到達文書の処理)
第7条 本庁に到着した文書(電報も含む。以下「到達文書」という。)は、すべて総務主管課(以下「総務課」という。)において収受し、次の各号により取扱わなければならない。
(1) 普通文書は、これを開封し文書の余白に受付印を押印し、副町長の閲覧を経て主務課長に配布する。ただし、官報、公報その他定期刊行物又は軽易なものは、受付印を押印した後主務課長に配布するものとする。
(2) 親展文書は、名あて人に配布する。
(4) 到達文書のうち、書留、簡易書留、現金書留、配達証明等は特殊郵便物受払簿に記載して主務課に配布し、受領印を徴する。
(5) 金券添付の文書は、本書にその旨を記入し、受付印を押印した後、本書は主務課に、金券は金券交付簿により、会計管理者に配布する。
2 前項に定めるほか、本庁に到達した物品は、物品受払簿に記載して主務課に配布し、受領印を徴する。
(各課への配布)
第8条 主務課長は、前条第1項第1号による文書の配布を受けた時は、直ちに担当各課長に当該文書を配布しなければならない。
(配布文書等の回付)
第9条 各課において、総務課を経ない文書の配布を受けたとき、又は主管に属さない到達文書の配布を受けたときは、直ちに総務課に回付しなければならない。
第3章 文書による事案の処理
(配布文書の処理)
第10条 各課長は、到達文書の配布を受けたときは、自ら処理するほか、処理の方針を課内に指示し速やかに処理されるよう努めなければならない。
2 重要又は異例な文書については、その処理に先立って町長、副町長又は総務課長の指示を受けなければならない。
第11条 各課で配布を受けた文書のうち、その処理が閲覧することで足りるものは、当該文書の余白に「閲覧」と朱記して決裁を受けるものとする。この場合、例規文書にあっては、「例規」又は「例規扱」と朱記する。
2 前項に定めるほか、配布文書の事案が軽易なもので、主務課長の認めたものは、その処分案を当該文書の余白に朱記して決裁を受けることができる。
(1) 軽易な照会、回答、通知等のもの
(2) 定例的な報告等で様式の定められているもの
当該様式に従い、副本の余白に処分案等を記入する。
(3) 電報の案文
電報伺用紙を用いる。
(1) 出張の報告 復命書用紙
(2) 電話又は口頭による事案の受理報告
電話(口頭)受理報告書用紙
(回議、合議)
第14条 文書を起案したときは、係及び係長の回議を経て課長に提出する。
2 他の課に合議を要するものは、文書にその旨を記入し副町長に提出するに先立って関係課に合議する。
(協議)
第15条 回議あるいは合議にあたり、起案文書に異議のある者は、口答で起案者と協議を行うものとする。この場合、協議のととのわないときはその旨を付して上司の決裁を受けなければならない。
(決裁)
第16条 決裁権者(広尾町事務決裁規程(昭和53年訓令第2号)に定める決裁権者をいう。以下同じ。)は、決裁するにあたり必要と認めたときは訂正あるいは再起案を命じ、その他のものは、決裁後直ちに主務課長を通じて担当係に配布する。
(審査)
第17条 次の各号に掲げる事案に係る起案文書は、主務課長の意思決定を経た後、他の課に関係あるものはさらに当該課の合議を経て、総務課の審査を受けなければならない。
(1) 令達文書、法規文書及び公示文書
(2) 議会の議案
(3) 法令及び町法規の解釈に関する事項
(4) 私法上の法律関係の設定及び変更に関する事案で重要又は異例なもの
(5) 行政上及び民事上の争訟に関する事項
第4章 文書の施行
(浄書)
第18条 決裁文書の浄書は、主務課において行うものとする。
(公印の押印)
第19条 文書の施行にあたっては、広尾町の公印に関する規程(昭和56年訓令第4号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、次の各号に掲げるものには押印しないものとする。
(1) 部内者に対する往復文書及び回覧文書
(2) 軽易な文書で、総務課長の認めたもの
(3) 案内状、礼状及びあいさつ状等の書簡
(4) 祝辞、弔辞その他これに類する文書
(文書記号等)
第20条 施行文書には、各課ごとに別表第2の文書記号を付するものとする。ただし、軽易なものについては省略することができる。
2 施行文書のうち発送するものには、その末尾にかっこ書で発信する課、係名を表示する。
3 施行文書の日付は、原則として当該文書を施行する日とする。
(文書の記名)
第21条 施行文書の記名は、町長名を表示する。ただし、軽易なものは当該決裁権者の職氏名を表示することができるものとする。
(令達文書等の施行)
第22条 令達文書、法規文書及び公示文書は、浄書した後総務課に備える令達番号簿により当該番号を付して施行しなければならない。
(施行文書の発送手続)
第23条 主務課長は、決裁、浄書、押印等を終わった文書で発送を要するものは、次のとおり処置し、平日にあっては毎日午後2時までに総務課へ送付しなければならない。ただし、使送するものについては、退庁時刻の1時間前までとする。
(1) 郵送するものは、あて先を記入した封筒に入れ封をする。この場合必要あるものは、更に「書留」「速達」「親展」等の表示をしなければならない。
(2) 小包にするものは、荷造りをした後前項と同様の処置をする。
(3) 使送するものは、封入あるいは荷造りのうえ、あて先を記入する。
2 各課長は、前項の手続にあたって当該発送文書をあらため、その適否を確認しなければならない。
(発送)
第24条 総務課長は、前条の手続を経た文書の送付を受けたときは、1日分を取りまとめ必要な処置をした後、次の時間に発送するものとする。
(1) 郵送するもの 平日にあっては、午後2時30分
(2) 使送するもの 退庁時刻の30分前
(電話、電報による施行)
第25条 電話、電報により決裁文書を施行する場合は、主務課長の承認を経て各課で行うものとする。
第5章 補則
(完結文書)
第26条 事案の処理が完結した文書は、主務課において事件ごとに整理し、広尾町文書編集保存規程(昭和49年訓令第1号)の定めるところにより、編集、保存の処置をしなければならない。
(補則)
第27条 この規程に定めるほか、文書の取扱いについて必要な事項は、総務課長が定めるものとする。
附 則
この訓令は、公布の日から施行する。
附 則(昭和59年訓令第10号)
この訓令は、昭和59年7月1日から施行する。
附 則(昭和61年訓令第7号)
この訓令は、昭和61年7月1日から施行する。
附 則(平成元年訓令第4号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附 則(平成2年訓令第1号)
この訓令は、平成2年4月1日から施行する。
附 則(平成10年訓令第2号)
この訓令は、平成10年4月1日から施行する。
附 則(平成12年訓令第7号)
この訓令は、平成12年7月1日から施行する。
附 則(平成15年訓令第4号)
この訓令は、平成15年4月1日から施行する。
附 則(平成19年訓令第6号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令施行の際、現に残存する様式等は、この訓令による改正にかかわらず、必要な改定を加えたうえ、当分の間、使用することができる。
附 則(平成21年訓令第3号)
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
附 則(平成30年訓令第3号)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
別表第1(第6条関係)
1 帳票等
(1) 特殊郵便物受払簿(別記第1号様式)
(2) 金券交付簿(別記第2号様式)
(3) 物品受払簿(別記第3号様式)
(4) 起案用紙(別記第4号様式)
(7) 電報伺用紙(別記第7号様式)
(8) 復命書用紙(別記第8号様式)
(9) 電話(口頭)受理書(別記第9号様式)
(10) 令達番号簿(別記第10号様式)
2 印
受付印(別記第11号様式)
別表第2(第20条関係)
文書記号表
課(室) | 文書記号 |
総務課 | 広総 |
企画課 | 広企 |
住民課 | 広住 |
保健福祉課 | 広保福 |
農林課 | 広農 |
水産商工観光課 | 広水商 |
建設水道課 | 広建水 |
港湾課 | 広港 |
出納室 | 広出 |
