(趣旨)

第1条　この規程は、文書の分類、編集及び保存等に関し必要な事項を定めるものとする。

(保存期間)

第2条　文書の保存期間は別表のとおりとする。

(保存期間の起算日)

第3条　保存期間の起算日は、次の各号に定める日とする。

(保存文書台帳)

第4条　総務課長は、事案の処理が完結した文書(以下「完結文書」という。)を管理し、その検索を速やかに行わせるために、分類、名称及び保存場所等を記載した書類(以下「保存文書台帳」という。)を備え付けなければならない。

(文書分類表)

第5条　主管課長は、自ら保管する文書についてあらかじめ文書の分類、名称、保存期間等を記載した文書分類表(様式第1号)を作成し、これにより分類して整理しなければならない。

(完結文書の編集)

第6条　完結文書の編集は、次の各号に定めるところにより主管課において行わなければならない。

(完結文書の登録)

第7条　主管課長は、前条の規定により編集が完了したときは、保存文書台帳に登録するため、文書保存リスト(様式第2号)を作成し、その写しを年度によるものは翌年度の4月末日(第3条第2号ただし書きによる文書は6月末日)、暦年によるものは翌年の1月末日までに総務課に提出しなければならない。

(主管課保管文書)

第8条　第7条の規定により編集した完結文書のうち、次の各号に掲げるもの(以下「主管課保存文書」という。)は、主管課において庁舎1階書庫の一定の場所に保管し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。

(総務課保存文書)

第9条　前条各号以外の完結文書は、総務課において保存しなければならない。

(完結文書の引継ぎ)

第10条　主管課長は、前条の規定により総務課において保存する完結文書(以下「総務課保存文書」という。)を文書保存箱に格納し、文書保存リストを添えて4月末日(第3条第2号ただし書きによる文書は6月末日)までに総務課長に引継がなければならない。

(保存文書の貸出し等)

第11条　総務課保存文書を借受け、又は閲覧しようとする者は、保存文書貸出カード(様式第3号)により総務課長の許可を受けなければならない。

(貸出文書の取扱い)

第12条　前条の規定により許可を受けた総務課保存文書(以下「貸出文書」という。)は、これを転貸し、抜取り、取替え、訂正し、又は部外に持ち出してはならない。

(保存文書の貸出期間)

第13条　第12条の規定による貸出期間は、7日以内とする。ただし、期間中に返納できないときは、新たに同条の手続きを経るものとする。

(貸出文書の返納等)

第14条　貸出文書を返納しようとするとき又は閲覧を終えたときは、保存文書貸出カードに返納月日を記入し、総務課担当者の認印を受けなければならない。

(準用規定)

第15条　第12条から前条までの規定は、主管課保存文書の貸出し等について準用する。この場合において「総務課保存文書」は「主管課保存文書」に、「総務課長」は「主管課長」に、「総務課担当者」は「主管課担当者」にそれぞれ読み替えるものとする。

(廃棄)

第16条　総務課保存文書で保存期間の満了したものは、総務課において保存文書廃棄書(様式第4号)を作成し、主管課長に協議のうえ廃棄するものとする。

(廃棄の特例)

第17条　主管課長は、保存期間が永年である文書又は保存期間満了前の文書であっても保存の必要がないと認めるものは、前条の規定に準じて廃棄することができる。

(保存の延長)

第18条　第17条の規定にかかわらず保存期間の満了した文書のうち、なお保存の必要があると認められるものは、次の各号の定めるところにより引続き保存することができる。

(文書庫の管理)

第19条　次の各号に掲げる文書庫は、総務課において管理するものとする。

(町史資料)

第20条　廃棄を決定した文書であって、町の歴史資料として長期保管することが適当と認められるものについては、町史編さんに関する事務を所掌する課に引継ぐものとする。

(委任規定)

第21条　この規程に定めるもののほか、必要な事項は町長が別に定める。