(趣旨)

第1条　文書の編さん及び保存については、この規程の定めるところによる。

(完結文書)

第2条　この規程で「文書」とは、完結した文書及び帳簿をいう。

(文書の保存年限)

第3条　文書の保存年限は法令に特別の定めのあるもののほか、次の5種とする。

第4条　文書は暦年(会計に関するものは会計年度)により区分し、別表に定める編さん類目及び保存年限により主務係において編さんしなければならない。

第5条　文書中1事件にして数年にまたがるものは事件完了の年に総合し、又は他の事件に関係あるものは、その事件の重大なるものに編綴し、その旨を記載しなければならない。

(完結文書の編集)

第6条　完結文書は、第3条の区分により厚さ約6センチメートルを標準として分綴し、数冊にわたるものは1冊毎に全冊数を表記し、順番号を附さなければならない。ただし、特に分冊し難いものは、便宜の取扱いをすることができる。

(文書の保存)

第7条　文書に附属する図面等で本書に合綴し難いものは、これを分離し、簿冊台帳(第1号様式)に登記して附箋(第2号様式)を貼附し、保存しなければならない。

第8条　各係において使用する帳簿及び台帳の類で、その係に備付の要がなくなったときは、その年若しくは年度を記入し、簿冊台帳に登記して装幀、書庫に保存しなければならない。

第9条　装幀した文書は、巻首に簿冊表紙(第3号様式)及び簿冊背表紙(第4号様式)並びに簿冊索引(第5号様式)を附し、所要事項を記入し、これを簿冊台帳に登記して書庫に保存しなければならない。

(廃棄)

第10条　保存年限の満了した文書は、関係係に合議の上教育長の決裁を経て廃棄しなければならない。

(町史の資料)

第11条　前条の規定により廃棄する場合、主務係は、教育長と協議の上町史編さんの資料として必要と認めたものは、これを別に保存しなければならない。

(転質及び庁外持出制限)

第12条　機密を要する文書は、この規程に準じ、主務係において編さん保存することができる。

第13条　部外者であって文書の閲覧又は謄写しようとするものは、教育長の許可をうけなければならない。